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Fiche pratique

Facturation

Vérifié le 16 septembre 2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère chargé de l'économie

La facture est un document détaillé des prestations ou des marchandises vendues (quittance pour une facture payée, note, relevé). Il s'agit d'un document de nature commerciale et comptable établi par une structure juridique (société, association, entrepreneur individuel par exemple). Il constate les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix, conditions et échéance de paiement notamment).

La facture a plusieurs fonctions :

  • Juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur (quittance par exemple)
  • Commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer
  • Comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels 
  • Fiscale : elle fait office de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l'impôt.

La facture est obligatoire lors :

  • de toute prestation de service ou de vente de marchandise entre professionnels,
  • de toute activité de production, de distribution ou de service par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle,
  • des ventes à distance, à savoir les échanges entre États de l'Union européenne pour lesquels l'acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance),
  • des livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.

Par ailleurs, toute prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l'objet d'une note, lorsque le prix est égal ou supérieur à 25 € TTC.

Lorsque le prix de la prestation ne dépasse pas ce montant, la délivrance d'une note est facultative sauf en cas de demande du client.

En cas de sous-traitance, la facture sera délivrée par le sous-traitant ou par le client en situation d'auto-facturation. Un contrat de mandat préalable est nécessaire.

  À savoir

une note d'honoraires est un document tenant lieu de facture, établi par un professionnel exerçant une profession libérale. Elle est soumise aux mêmes règles que la facture.

Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est puni d'une amende administrative. Son montant ne peut pas dépasser

  • 75 000  € pour une personne physique
  • et 375 000 € pour une personne morale.

En cas de répétition de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1re sanction, le maximum de l'amende est porté à

  • 150 000 € pour une personne physique
  • et 750 000 € pour une personne morale.

  • Une facture, pour être considérée comme telle, doit :

    • comporter des mentions obligatoires telles que la date de l'émission de la facture, l'adresse des parties, leur adresse de facturation si elle est différente,
    • être rédigée en français : elle peut être rédigée dans une langue étrangère dans le cadre d'une relation entre professionnels français et étrangers. Dans ce cas, l'administration peut en exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour contrôle,
    • être établie en 2 exemplaires, l'original étant conservé par le client.

    Elle peut être délivrée sous forme papier ou électronique sous certaines conditions.

  • La facturation dématérialisée est obligatoire pour

    • les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés),
    • les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés)
    • et les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés).

    Cette obligation sera applicable en janvier 2020 aux très petites entreprises (moins de 10 salariés).

    Pour effectuer la facturation électronique, vous devez créer un compte sur la plate-forme Chorus Pro. Elle permet d'avoir accès aux fonctionnalités suivantes :

    • Dépôt ou saisie d'une facture
    • Suivi du traitement de ses factures
    • Ajout de pièces complémentaires
    • Consultation des engagements émis par les services de l'État.

      À savoir

    Chorus Pro est mis à la disposition de l'ensemble des fournisseurs de l'État, des collectivités territoriales et des établissements publics.

    Service en ligne
    Portail Chorus Pro

    Créé l'agence pour l'Informatique financière de l'État (AIFE), Chorus Pro est le portail dédié à la facturation électronique pour l'ensemble des administrations publiques.

    Accéder au service en ligne  

    Agence pour l'informatique financière de l'État (AIFE)

 Attention :

un ticket de caisse n'est pas considéré comme une facture. Il s'agit uniquement d'une preuve d'achat permettant par exemple le remboursement ou l'échange d'un produit défectueux.

Une entreprise établie en France peut émettre une facture dans une monnaie autre que l'euro (en dollar ou en livre sterling par exemple). La monnaie étrangère doit être reconnue internationalement et être mutable. Le taux de change en euros applicable doit être mentionné sur la facture.

Cependant, la facture intégrée dans la comptabilité de l'entreprise doit obligatoirement se faire en euros. Elle doit avoir un taux de conversion qui peut être différent du taux de change utilisé pour le paiement.

Le taux de conversion dépend :

Une facture électronique tient lieu de facture d'origine, à condition d'être acceptée préalablement par l'acheteur (il peut aussi la refuser).

Cette acceptation doit être formalisée pour servir de preuve. Une simple information du passage à la facture électronique de l'acheteur n'est pas suffisante.

L'authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l'intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

  • soit au moyen d'une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
  • soit par la mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services,
  • soit sous la forme d'un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.

Pour qu'une facture soit considérée comme électronique, elle doit être émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet). Cela implique que les systèmes de l'émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

 À noter

les factures établies ou reçues sur support papier peuvent être numérisées en vue de leur conservation ou archivage et conservées pendant 6 ans (délai fiscal). Il est toutefois conseillé de les conserver pendant 10 ans.

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la livraison ( lors du transfert du droit de propriété et non de la livraison matérielle du bien) ou dès la prestation du service.

La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour un même client. Cette facture périodique doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois : le délai de facturation ne peut pas dépasser 1 mois.

  À savoir

le vendeur et l'acheteur devront chacun conserver un exemplaire de la facture pour une durée minimale de 6 ans. Toutefois, il est préférable de la conserver pendant 10 ans, au même titre que les pièces comptables et justificatives du commerçant.

La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il n'est pas possible d'émettre des factures a posteriori. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série si les conditions d'exercice le justifient :

  • plusieurs sites de facturation,
  • différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques,
  • sous-traitance de facturation par exemple.

Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées selon une séquence n/N : n est le numéro d'ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture. Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages.

Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires et doit figurer sur toutes les pages.

Une facture peut être réglée soit :

  • par chèque,
  • en espèces (au-delà de 1 000 €, le paiement en espèces d'une dette professionnelle est interdit),
  • par virement bancaire,
  • par lettre de change ou billet à ordre (document selon lequel le client s'engage à payer une somme d'argent au fournisseur à une date précise).

Même si cela est recommandé, la mention du mode de paiement n'est pas obligatoire sur une facture, alors que la date de règlement et le délai de paiement le sont.

En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée.

Une facture ne peut pas être purement supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu'il n'y pas de "trou" dans les séquences numériques.

En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client :

  • soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée et mentionner l'annulation de la facture initiale,
  • soit une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale (numéro et date de la facture).

Pour le redevable de la TVA ayant déjà acquitté la TVA correspondant à la facture initiale, la note d'avoir doit comporter certaines mentions :

  • S'il entend récupérer la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, la note d'avoir doit indiquer le montant HT du rabais et le montant de la TVA correspondant et faire référence à la facture initiale. Le client redevable de la TVA doit alors rectifier la déduction de TVA opérée.
  • S'il renonce à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, la note d'avoir doit faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est net de taxe. Il n'y aura donc pas de rectification dans ce cas.

 À noter

en cas d'erreur ou d'omission concernant la TVA, le client assujetti à la TVA ne peut jamais procéder lui-même à la rectification. Il doit demander une facture rectificative.

La facture a plusieurs fonctions :

  • Juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la prestation rendue ou de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur (quittance par exemple) 
  • Commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer 
  • Comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l'établissement des comptes annuels 
  • Fiscale : elle fait office de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l'impôt.

La facture est obligatoire lors :

  • de toute prestation de service ou de vente de marchandise entre professionnels,
  • des ventes à distance, à savoir les échanges entre États de l'Union européenne pour lesquels l'acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance),
  • des livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.

Par ailleurs, une prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l'objet d'une note, lorsque le prix est égal ou supérieur à 25 € TTC.

Lorsque le prix de la prestation ne dépasse pas ce montant, la délivrance d'une note est facultative sauf en cas de demande du client.

En cas de sous-traitance, la facture sera délivrée par le sous-traitant ou par le client en situation d'auto-facturation. Un contrat de mandat préalable est nécessaire.

  À savoir

une note d'honoraires est un document tenant lieu de facture, établi par un professionnel exerçant une profession libérale. Elle est soumise aux mêmes règles que la facture.

Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est passible d'une amende pénale de 75 000 €. L'amende peut être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée, et assortie d'un redressement fiscal (de 50 % du montant de la transaction).

  • Une facture, pour être considérée comme telle, doit :

    • comporter des mentions obligatoires telles que la date de l'émission de la facture, l'adresse des parties, leur adresse de facturation si elle est différente,
    • être rédigée en français : elle peut être rédigée dans une langue étrangère dans le cadre d'une relation entre professionnels français et étrangers. Dans ce cas, l'administration peut en exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour contrôle,
    • être établie en 2 exemplaires, l'original étant conservé par le client.

    Elle peut être délivrée sous forme papier ou électronique sous certaines conditions.

  • La facturation dématérialisée est obligatoire pour

    • les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés),
    • les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés)
    • et les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés).

    Cette obligation sera applicable en janvier 2020 aux très petites entreprises (moins de 10 salariés).

    Pour effectuer la facturation électronique, vous devez créer un compte sur la plate-forme Chorus Pro. Elle permet d'avoir accès aux fonctionnalités suivantes :

    • Dépôt ou saisie d'une facture
    • Suivi du traitement de ses factures
    • Ajout de pièces complémentaires
    • Consultation des engagements émis par les services de l'État.

      À savoir

    Chorus Pro est mis à la disposition de l'ensemble des fournisseurs de l'État, des collectivités territoriales et des établissements publics.

    Service en ligne
    Portail Chorus Pro

    Créé l'agence pour l'Informatique financière de l'État (AIFE), Chorus Pro est le portail dédié à la facturation électronique pour l'ensemble des administrations publiques.

    Accéder au service en ligne  

    Agence pour l'informatique financière de l'État (AIFE)

 Attention :

un ticket de caisse n'est pas considéré comme une facture. Il s'agit uniquement d'une preuve d'achat permettant par exemple le remboursement ou l'échange d'un produit défectueux.

Une entreprise établie en France peut émettre une facture dans une monnaie autre que l'euro (en dollar ou en livre sterling par exemple). La monnaie étrangère doit être reconnue internationalement et être mutable. Le taux de change en euros applicable doit être mentionné sur la facture.

Cependant, la facture intégrée dans la comptabilité de l'entreprise doit obligatoirement se faire en euros. Elle doit avoir un taux de conversion qui peut être différent du taux de change utilisé pour le paiement.

Le taux de conversion dépend :

Une facture électronique tient lieu de facture d'origine, à condition d'être acceptée préalablement par l'acheteur (il peut aussi la refuser).

Cette acceptation doit être formalisée pour servir de preuve. Une simple information du passage à la facture électronique de l'acheteur n'est pas suffisante.

L'authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l'intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

  • soit au moyen d'une signature électronique (par un certificat électronique qualifié),
  • soit par la mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services,
  • soit sous la forme d'un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.

Pour qu'une facture soit considérée comme électronique, elle doit être émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d'un lien sécurisé sur un portail internet). Cela implique que les systèmes de l'émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture-papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires.

 À noter

les factures établies ou reçues sur support papier peuvent être numérisées en vue de leur conservation ou archivage et conservées pendant 6 ans (délai fiscal).

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente (c'est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou dès la prestation du service.

Un différé de 15 jours de la facturation est possible pour les nécessités de la gestion administrative des entreprises.

La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour un même client. Cette facture périodique doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois : le délai de facturation ne peut pas dépasser 1 mois.

  À savoir

le vendeur et l'acheteur doivent conserver un exemplaire de la facture pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.

La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il n'est pas possible d'émettre des factures postérieurement. Plusieurs factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

La numérotation peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série si les conditions d'exercice le justifient :

  • plusieurs sites de facturation,
  • différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques,
  • sous-traitance de facturation par exemple.

Si une facture comporte plusieurs pages, elles doivent être numérotées selon une séquence n/N : n est le numéro d'ordre des pages et N le nombre total des pages constituant la facture.

Le numéro de la facture fait partie des mentions obligatoires et doit figurer sur toutes les pages.

Une facture peut être réglée soit :

  • par chèque ,
  • en espèces (au-delà de 1 000 €, le paiement en espèces d'une dette professionnelle est interdit),
  • par virement bancaire,
  • par lettre de change ou billet à ordre (document par lequel le client s'engage à payer une somme d'argent au fournisseur à une date précise).

Même si cela est recommandé, la mention du mode de paiement n'est pas obligatoire sur une facture, alors que la date de règlement et le délai de paiement le sont.

  À savoir

le paiement est réalisé à la date à laquelle la somme est mise à la disposition du bénéficiaire par le client.

En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée.

Une facture ne peut pas être purement supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu'il n'y pas de "trou" dans les séquences numériques.

En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client :

  • soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée et mentionner l'annulation de la facture initiale,
  • soit une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée postérieurement, faisant référence à la facture initiale (numéro et date de la facture).

Pour le redevable de la TVA ayant déjà acquitté la TVA correspondant à la facture initiale, la note d'avoir doit comporter certaines mentions :

  • S'il entend récupérer la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, la note d'avoir doit indiquer le montant HT du rabais et le montant de la TVA correspondant et faire référence à la facture initiale. Le client redevable de la TVA doit alors rectifier la déduction de TVA opérée. 
  • S'il renonce à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, la note d'avoir doit faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est net de taxe. Il n'y aura donc pas de rectification dans ce cas.

 À noter

en cas d'erreur ou d'omission concernant la TVA, le client assujetti à la TVA ne peut jamais effectuer lui-même la rectification. Il doit demander une facture rectificative.

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